Velősen szólva: kontrolling rendszer nélkül a piacról megélő vállalatvezetők vakok. Egy ideig tapogatódzva elvannak az ismerős terepen, de ha változik a környezet, vége a dalnak.
Marketingesen megfogalmazva: A vállalat egy óceánjáró: van adott pozíciója, iránya, úti célja, vannak utazási körülményei, van személyzete és egy kapitánya, aki bejövő információk alapján korrigálja a haladást.
A bejövő információk fajtája a kezdetlegestől (Nap helyzete) a bonyolultakig (hajóradar rendszer) sokféle lehet. A pontosságuk ennek megfelelően eltérő. Ha a kapitány megbízható adatokat, reális előrejelzéseket kap, a hajó a tervezett időben és tervezett üzemanyagfogyasztás mellett célba ér. Vagyis minimális veszteséggel és maximális hatékonysággal, azaz költséghatékonyan.
Ki ne szeretné úgy vezetni a cégét, hogy az a legkisebb tőkebefektetéssel a legnagyobb árbevételre/profitra legyen képes? Mindezt persze boldog, a céghez lojális munkatársakkal.
A gazdasági társaságok szinte megalakulásuk pillanatától folytatnak sales tevékenységet. Ha jó a termék és jó a sales-es csapat, az üzlet szárnyal és a cég árbevétele kilő. De ahogy a piac telítődik a kínálattal és az árbevétel stagnálni kezd, esetleg csökken, a hangsúly fokozatosan átkerül a profitra, azaz, az azt nagyban alakító költségekre.
Egy, a cégét jól ismerő vezető érzi a szervezetet. Érzi, ha valami nem stimmel. Ilyenkor próbál adatokat kérni a könyveléstől, de az nem elég részletes és ha naprakész is, semmiképp nem alkalmas elemzésre. A helyzet feszültté teszi a cégvezetőt, szinte vakon kell tapogatóznia egy-egy döntéshelyzetben. Próbál az ösztöneire hallgatni, de a cég megnőtt és az egyenlet sok változót tartalmaz.
Ez a legutolsó pillanat, amikor be kell vezetni egy navigációs, vagyis egy kontrolling rendszert.
Milyen legyen az a rendszer?
Megoldja a problémáimat?
Segít kitalálni, mit csináljak?
Tudok vele spórolni?
Magabiztosabb leszek általa?
Jobb lesz a profitom?
Van nagyon sok releváns kérdés és sok elvárás a rendszerrel kapcsolatban. Minden problémát nem old meg, de a tisztánlátást segíti.
A rendszerből kijövő adatok alapján hozott döntés viszont már nagyon is emberi. Hogy ezt az emberi oldalt a legjobban megtámogassuk, a kontrolling rendszernek csak annyira szabad bonyolultnak lenni, amilyen mélységig van értelme az elemzésnek és beavatkozásnak.
A túl részletes rendszerbe belezavarodunk, a túl felszínes pedig semmire se jó.
A rendszert tehát a cégre kell hangolni, mégpedig olyan módon, hogy a rendszerből kieső adatok/mutatók azok legyenek, amikre a cégvezetés kiváncsi. Pl.: felesleges mérnünk a könyvelők átlagéletkorát, ha a kapott adatot semmire se használjuk. De mérhetjük a gépparkunk átlagéletkorát a beruházási terv elkészítéséhez.
Az OSA munkamódszere alapján a kontrolling rendszer a szervezeti felépítésen alapszik.
Új rendszert csak akkor kezdünk el kialakítani, ha a szervezeti struktúra kész és a valóságot adja vissza. A szervezeti ábra lesz a kontrolling rendszer váza. A könyvelést is ehhez kell igazítani. A jobb könyvelő programok legalább 5 kontrolling dimenzióra adnak lehetőséget. Ezen dimenziók mentén lehet szűrni adatokat. A dimenziókat a vállalatvezetéssel együtt kell meghatározni. Ez a rendszer cégre szabása. Ahol gyártás is van, ott egyéb rendszerek is kellenek pl önköltségszámításhoz.
A rendszerből szűréssel kinyert adathalmazok testreszabásával és a vezetők részére fogyaszthatóvá tételével elkészítjük a vezetői információs rendszer vagy vezetői számvitel táblázatait. Ezek a táblázatok már csak lényeges, kiemelt adatokat tartalmaznak, amelyek jól értelmezhetőek a vezetők számára.
Néhány vizsgálati terület a sok közül:
Divízió nyereségesség vizsgálata
Termék önköltség/eladási ár összevetés
Terv-tény összemérés
Általános költségek, rezsi elemzése
Beruházási projekt alakulása
Fedezeti pontok
Néhány jó kimutatás és kiviláglik, hogy melyek a vállalat gyenge pontjai. Vagy milyen árbevételre gyakorolt hatása volt egy korábbi intézkedésnek. Merre mozdult el a fedezeti pont.
Összességében elmondhatjuk, hogy a megfelelően testreszabott kontrolling rendszer egy hosszútávú, többszörösen megtérülő befektetés, mert segítségével elkerülhetők a zsákutcák, a nagy hátraarcok, a vezetői magyarázkodás a tulajdonosok előtt, a feszültség kollégák között, végső soron a rossz hírnév és a gyenge vállalati profit vagy csőd.Virágh Eszter
Gazdasági, pénzügyi tanácsadó
One Step Ahead Szakértői/Tanácsadói Közösség
Ha kontrolling témában szívesen feltenné kérdéseit és kíváncsi lenne egy külső szakértő meglátásaira, megoldásjavaslataira, kérem, keressen ingyenes 30 perces online konzoltációra!
Görgessen lejjebb és üzenetben kérem, írja meg, hogy
"Kérem az ingyenes online konzultációt."
Várom jelentkezését,
Bősz Mónika
Vezető tanácsadó, szervezetfejlesztő
+36709453454
One Step Ahead Szakértői/Tanácsadói Közösség
Comments